Syrinx^® - Workshop App Configuration

Overview: This guide shows you how to configure your Syrinx Workshop app on your mobile phone. 

Topics included:

• Enter Connection Details to the Syrinx Android Web Service
• Using the Workshop App

Enter Connection Details to the Syrinx Android Web Service

Once launched for the first time, click on the Change Server option on the main screen to enter the connection details to the web server hosting the Syrinx Android Web Service:

You can simply enter the IP address or host name of the web server and press Save:

If you are unsure of connection details for your web service and have other active Workshop app devices, you could always check these details on one of the existing devices.

The enter change server screen allows you to enter multiple addresses for your web server in cases where your router does not allow web traffic originating from within your network to access resources using your external IP address of your web server. In that type of scenario, you can enter your external IP address in the 1st “Web Service URL” box and then the internal IP address of the web server in the “Alternate Web Service URL” box. Then when the driver is out of the office and connecting over 3G it will use the 1st connection string and if they return to the office and are connecting over the internal wireless network, it will fall over to the alternate URL.

If successful, you will then see a “Connection successful/Established” message when the app moves back to the main screen:

All that is required now is to set up a staff member in Syrinx with a Syrinx Mobile Username which can be used to log in to the app. This is accomplished by going to Syrinx > Staff > Staff Members and selecting an existing staff member who has been enabled as a workshop and adding a value to the “Syrinx Mobile Username:” field on that staff member’s record (see screenshot below):
 

This username can then be entered into the driver app in order to complete the connection:

Congratulations! You have now set up the Syrinx Workshop app.

Using the Workshop App

This guide is designed to help you through the stages of the Workshop App. The app can be installed on Android and Apple devices as detailed above.

Once you tap on the app you will see the login screen. Enter the Syrinx mobile username and then tap Enter:

When the app loads, you will be presented with your job list. There are different types of jobs that are listed below. 

To start a job the engineer will need to tap onto the job. And they will then have the option of pressing Set En- Route - this will update Syrinx, so you know what is happening with the job. Once they arrive on site they will then need to press Start Job. Again this will update Syrinx with the started status:

The Job summary screen will show the engineer information about the job, such as details about the fault, customer information, location, contact person, contact number and any additional properties, i.e., serial number.

If configured, the first screen that the engineer will see is the Checklist (risk assessment), this can be created in the Configuration programme. The checklist will only appear if the machine is on a customer’s site. If it is an internal job, the checklist isn’t applicable.

The engineer will then swipe across to the Fleet Log tab. The fleet log will show anything that is currently happening with the machine or anything coming up. The engineer can also add an “outstanding work” item by clicking at the bottom, Add O/S Work Item. This will alert the office and will also appear on the fleet log screen until it has been actioned.

The engineers can add parts to the job by swiping to the Parts List screen. When they want to add a part, they need to tap Add Part. They can search for a part by using “Part No.”, “Description” or they can use the barcode scanner if the barcode number is held in the Syrinx database.

If the part they are looking for doesn’t exist in the database, they can manually add the part to the job by entering the part description details and the quantity. The part details will be added to the job and then it would then be down to the person closing the job off in Syrinx to decide whether they want to create the part in the database or not.

If the job that the engineer is completing is an inspection or a service that has inspection results linked to it then there will be an additional screen called Inspection. On this screen the engineer is required to enter a Pass/Fail against each item. There may also be a value to enter, for example, tyre pressures or tread depth.

The Notes section is where the engineer will need to enter the notes of what has been done on the job, i.e., work carried out. They will also need to complete the Travel Time and Hours Worked sections. If the machine has a meter, then they will need to fill in the reading. If it is a breakdown/repair, there is an option to say breakdown resolution and whether they feel it is chargeable.

The Photos screen allows the engineer to take photos of the machine. Once taken, these pictures are then uploaded to the Syrinx server and held securely against the job. You have the option of making the photos mandatory and setting the quantity of how many photos can be taken - this is set against the hire category on the Misc. tab.

Once the engineer has completed all of their work and finished on the app, the last stage before closing the job is to obtain a Signature from site.

The app has an option to mark as “Nobody on Site”, if applicable.

Once the job is completed the job number will go green in Syrinx.

When you go into the job the mobile job will pop up, so you will be able to review the notes/photos. Once you have reviewed the information you can close this screen and then proceed to check the details (see screenshot):

The summary of work completed will be filled in. This pulls through from the notes typed on the app. The parts used, and labour/travel will also be on this job, as they were entered on the app. These fields can be changed if needed.

If at any time you would like to see the mobile job again, you can press F6 on your keyboard and it will open.
 

You can also see the status of all mobile jobs by going into Staff, and then Mobile Work Schedule. This will show all of the apps, but it can be filtered at the bottom of the screen.

The engineer can create jobs from the app by tapping the 3 lines at the top. They will then be presented with further options as detailed below: